Waarom ik Decourse maakte, een platform om inschrijvingen van cursussen te beheren

Enkele maanden geleden merkte ik in mijn dichte omgeving een probleem op, waarvoor ik absoluut een oplossing wou vinden.

Het probleem

Decourse ontstond vanuit een reëel probleem waar veel tijd aan verloren ging. Mijn moeder geeft al meer dan 15 jaar cursussen, workshops en sessies rond topics zoals massage, yoga en meditatie. Deze activiteiten zijn een aanvulling op haar hoofdjob, massages geven. De massagecursussen, yogasessies of meditatiecirkels vinden plaats 's avonds of in het weekend. Anders gezegd: er is niet veel tijd beschikbaar om alles georganiseerd te krijgen.

Dit is een situatie die ik vaak tegenkwam, professionals die daarnaast ook nog lesgeven of andere sessies verzorgen.

De huidige situatie

Na wat verder onderzoek vond ik dat het heel vaak (meer dan ik had verwacht) op deze manier verloopt:

• Op de website van de organisator staat uitleg over de activiteit
• Iemand beslist om in te schrijven en wordt doorverwezen naar een formulier
• Heel vaak is dit een standaard contactformulier waar men een bericht achterlaat, en soms kan men aanduiden voor welke cursus men wilt inschrijven en andere relevante cursusinfo toevoegen
• Soms staat een rekeningnummer vermeld en iets zoals "Je inschrijving is pas compleet nadat je het bedrag hebt overgeschreven naar XXX"
• Zodra de organisator deze aanvraag binnenkrijgt, moet hij/zij reageren met betalingsinstructies
• Als de betaling vlot verloopt, hoeft de organisator slechts één keer de bankrekening te controleren en de inschrijving te bevestigen
• Als de deelnemer vergeet of weigert vooraf te betalen, dan volgen er handmatige herinneringsmails en wordt de bankrekening meerdere keren tevergeefs gecontroleerd
• Enige tijd voor aanvang van de activiteit wordt een manuele reminder e-mail gestuurd, waarin eventueel wordt aangegeven wat er mee moet worden genomen of of er lunch wordt voorzien.

De oplossing

Op basis van mijn eerdere projecten wist ik dat er veel automatisering mogelijk was. Zo had ik bijvoorbeeld al een reservatiesysteem ontwikkeld, waardoor veel e-mails en telefoontjes voor het maken van een afspraak overbodig werden.

Dit is hoe de nieuwe werkwijze eruitziet:

• Via de website van de organisator komt men op de specifieke cursuspagina op Decourse terecht. Hier zijn alle gegevens overzichtelijk opgesomd
• Wanneer iemand besluit om in te schrijven, vult hij/zij de persoonlijke gegevens in en wordt automatisch doorgestuurd naar het betalingssysteem
• De betaling wordt direct online afgehandeld, zodat direct duidelijk is of de inschrijving succesvol is
• Na een succesvolle inschrijving worden automatisch bevestigingsmails gestuurd naar de deelnemer en naar de organisator
• De ingeschreven deelnemer wordt doorgestuurd naar een persoonlijke pagina waar de betalingsbevestiging staat, evenals specifieke informatie alleen voor deelnemers. Deze persoonlijke pagina kan te allen tijde worden geraadpleegd en is ook per e-mail verzonden.
• De factuur wordt door Decourse naar de deelnemer gestuurd
• Voor aanvang van de activiteit worden automatische herinneringen verstuurd, zonder dat hier iemand aan hoeft te denken
• Op het einde van de maand maakt de organisator één factuur met alle inkomsten van die maand via het platform.

De voordelen

Als je de twee flows naast elkaar legt, dan komen er drie grote voordelen naar voren:

1. Een veel vlottere ervaring voor de deelnemer, die binnen 5 minuten na het besluit om in te schrijven direct een bevestiging en alle benodigde informatie ontvangt.
2. Dit geeft een professionele uitstraling aan de organisator waardoor er veel minder frictie of aarzeling is bij potentiële deelnemers
3. De enorme tijdswinst en vermindering van manuele handelingen voor de organisator: enkel nog een mailtje met "persoon X heeft ingeschreven en betaald voor jouw cursus Y"

Kortom, minder werk terwijl de ervaring beter wordt.

Da's exact de bedoeling van Decourse. Alle functionaliteiten hierboven (bij 'De oplossing) zijn al beschikbaar in het platform. En dit is nog maar het begin. Ik wil dit graag uitbouwen met features die gewenst zijn door docenten, lesgevers, organisatoren, om het gebruiksgemak en de gebruikerservaring verder te verbeteren. Daarom is er onderaan de pagina een 'Feedback' knop voor elke ingelogde gebruiker om feedback achter te laten.

Als je naar de homepagina van het platform surft, dan zal je zien dat het er eenvoudig uit ziet. En da's een bewuste keuze. Ik wil mensen overtuigen met de functionaliteit. Nadat de kern van het platform is uitgebreid, kan ik meer tijd besteden aan het uiterlijk. Aangezien ik alles zelf doe, moet ik prioriteiten stellen.

Wat de eerste gebruikers zeggen

Docent Cathy Vandekerckhove van Relaxhuis Carpe Diem:

"Zeer gemakkelijk en gebruiksvriendelijk om mijn cursussen aan te maken. Ik link vanop mijn website gewoon naar Decourse en het platform doet de rest.
Onlangs ben ik Decourse ook beginnen gebruiken voor wachtlijsten, zodat geïnteresseerden zich kunnen aanmelden voor cursussen waar ik nog niet zeker ben over de beschikbare plaatsen.
Het persoonlijke contact vóór de inschrijving blijft belangrijk. Vanaf dat mensen willen inschrijven stuur ik ze vriendelijk door naar Decourse en daar heeft niemand moeilijk over gedaan.
Geen reden om het niet te gebruiken eigenlijk!"

In de eerste twee weken na het aanmaken van haar account, kon Cathy rekenen op Decourse voor het verwerken van meer dan 15 inschrijvingen voor verschillende cursussen.

Surf eens rond op het platform en ontdek het zelf.
Als je een organisator van cursussen, sessies, lessen(reeksen), workshops bent, meld je dan aan hier: